כמה הישיבה הזאת עולה לנו?

מה זה MeetingBurn?

מחשבון עלות פגישות שעובד בזמן אמת. מכניסים כמה אנשים יושבים בחדר (או בזום) ומה התעריף השעתי הממוצע שלהם, לוחצים התחל, והמונה מתחיל לרוץ: זמן שעבר, כפול משתתפים, כפול תעריף, בשקלים, שנייה אחרי שנייה. זה הכלי הכי פשוט לראות כמה כסף וזמן מתבזבזים בפגישות, בזמן שזה קורה.

כדי שהמספר יהיה מוחשי, המונה מתרגם אותו לדברים שכולם מכירים: כוסות הפוך, פיצות משפחתיות, טיסות לאילת, ובמקרים חמורים גם דירה בתל אביב. ככל שהעלות עולה, המונה מתחמם, מתחיל להעלות עשן, ובסוף נדלק. הנהג מעיר הערות. אפשר להקרין על המסך בחדר הישיבות, ובסוף לשלוח קבלה לקבוצת הצוות.

כמה עולה פגישה? החישוב שאף אחד לא עושה

הנוסחה קצרה: מספר משתתפים, כפול עלות שעתית ממוצעת, כפול משך הפגישה. הבעיה היא שאף אחד לא עושה אותה בראש בזמן שמישהו מחפש את המצגת. דוגמה: שישה אנשים בתעריף של 150 שקל לשעה. פגישה של שעה עולה 900 שקל. פגישת סטטוס שבועית של שעה, עם אותם שישה אנשים, עולה כמעט 47 אלף שקל בשנה. זה מחשב נייד לכל אחד מהם, בלי הפגישה.

ואם רוצים להיות מדויקים, התעריף שמכניסים הוא לא השכר, אלא עלות המעביד: שכר ברוטו לשעה כפול 1.3 עד 1.4. עובד שמרוויח 20 אלף שקל ברוטו בחודש עולה למעסיק בערך 150 שקל לשעת עבודה. זה בדיוק כפתור "הייטק" במחשבון למעלה, אם תוהים מאיפה המספרים.

בזבוז זמן בפגישות: כמה זה באמת

בסקר של Harvard Business Review בקרב מנהלים בכירים, 71 אחוז אמרו שהפגישות שלהם לא יעילות ולא פרודוקטיביות, ו-65 אחוז אמרו שהפגישות מונעות מהם לסיים את העבודה שלהם. לפי Atlassian, עובד משרד ממוצע מבלה כ-31 שעות בחודש בפגישות לא פרודוקטיביות. זה כמעט שבוע עבודה מלא, כל חודש, שמישהו משלם עליו.

הסיבה שזה ממשיך היא שהעלות בלתי נראית. אף אחד לא מוציא חשבונית על ישיבה. MeetingBurn עושה בדיוק את זה: מציג את המספר על המסך, גדול, אדום, ועולה. מסתבר שכשכולם רואים 1,200 שקל מתקתקים, "נקודה אחרונה ממני" נהיית באמת אחרונה.

איך לקצר ישיבות בלי לריב עם אף אחד

• אג'נדה של שלוש שורות, או שאין פגישה. מי שמזמין כותב מה מחליטים בסוף. אם אין החלטה לקבל, זה מייל.
• 25 דקות במקום 30, 50 במקום 60. ביומן. הפגישה ממלאת את הזמן שנותנים לה, אז נותנים פחות.
• רק מי שצריך להחליט. כל השאר מקבלים סיכום. מונה שרץ מול העיניים עוזר לראות מי פה רק "כדי להיות בעניינים".
• מתחילים בזמן, גם אם חסר מישהו. לחכות למאחר עולה כסף לכל מי שהגיע בזמן. המונה כבר דולק.
• מסיימים בהחלטה, אחראי ותאריך. שלוש שורות בסוף. אחרת נפגשים שוב בשבוע הבא "לסגור את זה".

שאלות נפוצות

כמה עולה פגישה של שעה?

מספר המשתתפים כפול העלות השעתית הממוצעת. שישה אנשים ב-150 שקל לשעה: 900 שקל. אותה פגישה כל שבוע: כמעט 47 אלף שקל בשנה.

איזה תעריף שעתי להכניס?

עלות מעביד: ברוטו לשעה כפול 1.3 עד 1.4. אם לא יודעים, הכפתורים במחשבון נותנים תעריפים מקובלים לסטודנטים, משרד ממוצע, הייטק, מנהלים ועורכי דין.

האם המחשבון שומר נתונים או דורש הרשמה?

לא. אין הרשמה ואין שרת שרואה את המספרים. הפגישה הנוכחית נשמרת רק בדפדפן שלכם, כדי שרענון בטלפון לא יאפס את המונה.

אפשר להשתמש בזה בזום או על מסך בחדר הישיבות?

כן. יש מסך מלא, המספרים גדולים, והטלפון לא נכבה כל עוד המונה רץ. שיתוף מסך בזום עובד יפה במיוחד.

מה עושים עם המספר בסוף?

לוחצים "סיימנו" ומקבלים קבלה עם משך, משתתפים, תעריף וסך הכל, ותרגום למשהו מוחשי. שולחים לקבוצת הצוות. הפגישה הבאה בדרך כלל קצרה יותר.

אין קשר בין הכלי הזה לבין המחלקה שלכם לשיפור תהליכים. הוא פשוט עוזר לסיים פגישות מהר יותר.